Verpflegungsmehraufwand — der wahrscheinlich am meisten missverstandene Steuerposten für Monteure und Handwerker auf Montage. Wer ihn richtig nutzt, kann pro Jahr schnell 2.000 bis 4.000 Euro an Steuern sparen. Wer ihn falsch macht oder nicht nutzt, lässt bares Geld auf dem Tisch liegen. Was 2026 gilt — und worauf Sie achten müssen.
Verpflegungsmehraufwand ist eine steuerliche Pauschale, die Mehrkosten für Verpflegung abdeckt, die durch berufliche Auswärtsaufenthalte entstehen. Statt einzelne Restaurant-Belege zu sammeln, akzeptiert das Finanzamt eine pauschale Abrechnung — einfacher und meist günstiger als die tatsächlichen Kosten geltend zu machen.
Bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit von der Wohnung: 14 Euro pro Tag
Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten — An- und Abreisetage: jeweils 14 Euro
Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten — volle Zwischentage (24 Stunden Abwesenheit): 28 Euro pro Tag
Bei einer Montagezeit von zum Beispiel 4 Wochen (durchgehend, mit Anreise Montag und Abreise Freitag): 1 x 14 Euro Anreise + 3 x 28 Euro Zwischentage + 1 x 14 Euro Abreise = 112 Euro pro Woche, also rund 450 Euro pro Monat.
Achtung — die Pauschale wird nur für maximal drei Monate ab Beginn der Auswärtstätigkeit am gleichen Einsatzort gezahlt. Danach gilt der Einsatzort als regelmäßige Arbeitsstätte, und der Verpflegungsmehraufwand entfällt. Bei Wechsel der Baustelle beginnt eine neue 3-Monats-Frist.
Auch wichtig: Wenn die Auswärtstätigkeit für mindestens vier Wochen unterbrochen wird, beginnt die 3-Monats-Frist neu. Eine Krankheitswoche oder ein Urlaub kann also den Verpflegungsmehraufwand zurücksetzen — wenn Sie strategisch denken.
Wenn der Arbeitgeber während der Auswärtstätigkeit Mahlzeiten kostenlos oder verbilligt stellt, müssen Sie die Pauschalen kürzen. Standardkürzungen: Frühstück minus 20 Prozent (also 5,60 Euro bei 28 Euro Tagessatz), Mittagessen oder Abendessen minus 40 Prozent (11,20 Euro). Bei voller Verpflegung durch den Arbeitgeber ist der Verpflegungsmehraufwand komplett zu kürzen.
Für Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten andere, oft höhere Pauschalen. In den Niederlanden zum Beispiel 49 Euro pro vollem Tag (statt 28 Euro Inland), in Belgien 41 Euro, in Frankreich (Paris) 64 Euro. Wer regelmäßig im Ausland montiert, lässt hier oft Hunderte Euro liegen.
Für die Pauschale brauchen Sie keine Restaurant-Quittungen. ABER: Sie müssen nachweisen, dass Sie tatsächlich auswärts waren. Das geht über Stempelkarten, Stundenzettel, Hotelrechnungen, Tankquittungen oder Reisekostenabrechnungen vom Arbeitgeber. Im Zweifel: Logbuch führen, mit Datum, Einsatzort, Anreise- und Abreisezeit.
Erstens: Pauschalen werden nicht geltend gemacht, weil der Monteur denkt 'der Chef erstattet das ja schon'. Das ist falsch — wenn Sie die Pauschale vom Arbeitgeber steuerfrei erhalten, ist sie auch steuerlich raus. Aber: Wenn der Arbeitgeber WENIGER zahlt als die Pauschale, können Sie die Differenz in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
Zweitens: 3-Monats-Frist wird übersehen. Wenn Sie acht Monate in Köln montieren, gibt es nach Monat 3 nichts mehr. Wer strategisch wechselt — drei Monate Köln, dann drei Monate Düsseldorf, dann zurück nach Köln — kann durchgehend Verpflegungsmehraufwand nutzen.
Drittens: Auslandseinsätze werden mit Inlandspauschalen abgerechnet. Hier verlieren Sie regelmäßig 30-50 Prozent der möglichen Pauschale.
Bei jährlichen Verpflegungsmehraufwand-Ansprüchen von 2.000 Euro und mehr: Ja, fast immer. Ein guter Steuerberater holt 30-50 Prozent mehr Steuerrückzahlung raus, als Sie selbst geltend machen würden — das sind oft mehrere hundert Euro Differenz nach Abzug der Beratungsgebühren. Wichtig: Suchen Sie einen Steuerberater mit Erfahrung im Handwerk, nicht den nächstbesten Allgemeinmediziner.
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