Reisekosten und Übernachtung sind nach Verpflegungsmehraufwand die zweitwichtigsten Steuerpositionen für Monteure und Handwerker auf Montage. Wer hier sauber dokumentiert und richtig geltend macht, holt schnell mehrere tausend Euro zurück. Ein praktischer Überblick für 2026.
Die Entfernungspauschale (umgangssprachlich Pendlerpauschale) gilt nur für den Weg von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte — also nur zur Stammbaustelle, wenn es eine gibt. Für Monteure ohne feste Tätigkeitsstätte gelten die Reisekosten-Regeln.
Bei beruflicher Auswärtstätigkeit können Sie alle tatsächlichen Fahrtkosten absetzen. Mit eigenem PKW: 30 Cent pro gefahrenem Kilometer (Hin- und Rückweg zählen separat). Bei Fahrgemeinschaft mit Kollegen: zusätzlich 2 Cent pro Kilometer für jeden Mitfahrer.
Bei einer Anreise von Köln nach Hamburg (415 km) sind das 124,50 Euro Pauschale pro Strecke, also 249 Euro für Hin- und Rückreise. Bei einem 4-Wochen-Einsatz mit wöchentlicher Heimfahrt: 4 x 249 Euro = fast 1.000 Euro absetzbar — pro Einsatz.
Für Inlandsübernachtungen können Sie zwischen Pauschale und tatsächlichen Kosten wählen — was günstiger ist, gilt.
Übernachtungspauschale Inland: 20 Euro pro Nacht. Klingt wenig, aber: keine Belege erforderlich, einfach geltend zu machen. Bei 4 Wochen Einsatz mit 20 Übernachtungen: 400 Euro Pauschale.
Tatsächliche Kosten: Wenn Sie eine Monteurunterkunft für 25 Euro pro Person und Nacht buchen, sind das 500 Euro für 20 Übernachtungen — also 100 Euro mehr Steuerabsetzbar als die Pauschale. Voraussetzung: Sie haben Rechnungen und Quittungen.
Bei Hotelübernachtung in Köln für 80 Euro pro Nacht: 1.600 Euro für 20 Nächte. Hier lohnt sich die tatsächliche Geltendmachung erheblich.
Sie können nur dann Übernachtungskosten absetzen, wenn die Auswärtstätigkeit eine Übernachtung beruflich notwendig macht. Bei Heimfahrten zwischen den Einsätzen entfällt der Übernachtungsabzug für die Nächte zu Hause.
Bei längeren Auswärtstätigkeiten ist meist günstiger: eine Wochenunterkunft (Mo-Fr) am Einsatzort plus Heimfahrten am Wochenende. Die Heimfahrt-Fahrtkosten (zur Familienwohnung) sind voll absetzbar, auch wenn es theoretisch privat wäre — das nennt sich Familienheimfahrten.
Pro Heimfahrt eine Familienheimfahrt absetzbar (also nur eine Hin- und Rückfahrt pro Woche). Bei 4 Wochen Einsatz: 4 Familienheimfahrten = entsprechende Kilometerpauschale.
Wenn das Hotel Frühstück inkludiert, müssen Sie die Pauschale für Verpflegungsmehraufwand um 20 Prozent kürzen (5,60 Euro bei vollem Tagessatz). Alternativ: Frühstück separat buchen und Pauschale ungekürzt nehmen. Welche Variante günstiger ist, hängt vom Frühstückspreis ab.
Erstens: Privatfahrten als Reisekosten getarnt. Das fällt bei Betriebsprüfung sofort auf. Wer zur Schwiegermutter fährt und das als Heimfahrt absetzt, riskiert Steuerstrafverfahren.
Zweitens: Übernachtungskosten ohne Beleg geltend gemacht. Für Pauschale ist das ok, für tatsächliche Kosten brauchen Sie Rechnungen. Lassen Sie sich grundsätzlich Quittungen geben.
Drittens: Familienheimfahrten zu oft. Pro Einsatzwoche maximal eine Familienheimfahrt absetzbar. Wer jedes Wochenende zur Familie fährt, kann zwar einmal pro Woche absetzen, der Rest gilt als private Lebensführung.
Erstens: Fahrtenbuch führen. Auch wenn es lästig ist — bei Betriebsprüfung der einzige sichere Nachweis.
Zweitens: Quittungen sammeln. Für Hotel, Tankstellen, Mautstationen, ÖPNV. Smartphone-Foto reicht oft.
Drittens: Strecken vorab planen und kürzeste Route nehmen. Das Finanzamt akzeptiert nur die wirtschaftlich vernünftige Strecke.
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