Elektronische Zeiterfassung 2026 — Pflicht für Handwerker

Das Bundesarbeitsministerium hat einen Gesetzentwurf vorgelegt, der die elektronische Arbeitszeiterfassung zur Pflicht macht. Für Handwerksbetriebe mit Monteuren auf Auswärtsmontage ist das eine der praktisch relevantesten Änderungen der letzten Jahre – denn Baustellenzeiten, Fahrzeiten und wechselnde Einsatzorte lassen sich mit einem Zettel im Fahrzeug künftig nicht mehr sauber dokumentieren. Die gute Nachricht: Kleinstbetriebe bleiben ausgenommen, und für alle anderen gelten großzügig gestaffelte Übergangsfristen. Wir haben die Fakten sortiert und zeigen, was Sie als Betrieb jetzt konkret tun sollten.

Was der Gesetzentwurf konkret vorsieht

Kern der Novelle ist eine Änderung von § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz. Künftig sollen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufgezeichnet werden. Entscheidend ist dabei das Wort 'am Tag der Arbeitsleistung' – die nachträgliche Sammelerfassung am Monatsende, wie sie in vielen Betrieben bis heute üblich ist, fällt damit weg.

Der Entwurf stellt ausdrücklich klar, dass der Arbeitgeber die Aufzeichnung delegieren darf. Der Monteur kann seine Zeiten also selbst per App erfassen, ebenso ein beauftragter Dritter wie ein Lohnbüro oder ein Nachunternehmer-Koordinator. Die Verantwortung für die Richtigkeit bleibt allerdings beim Betrieb. Zusätzlich erhalten Arbeitnehmer einen Auskunftsanspruch: Wer seine erfassten Zeiten sehen will, bekommt auf Verlangen eine Kopie der Aufzeichnung.

Ein weiterer Punkt entlastet die Praxis spürbar: Der Arbeitgeber kann auf die laufende Kontrolle der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit verzichten – vorausgesetzt, er stellt sicher, dass ihm Verstöße gegen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten überhaupt bekannt werden. Für Betriebe mit vielen dezentralen Baustellen bedeutet das: Es braucht ein System, das Ausreißer meldet, nicht eine Person, die täglich jeden Stundenzettel prüft.

Wer ausgenommen ist und welche Fristen gelten

Betriebe mit höchstens zehn Arbeitnehmern sind von der Pflicht zur elektronischen Form komplett ausgenommen. Sie müssen die Arbeitszeit weiterhin erfassen – das gilt seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von September 2022 ohnehin –, dürfen es aber weiter auf Papier tun. Damit fällt ein großer Teil des klassischen Handwerks aus dem Anwendungsbereich heraus.

Für alle größeren Betriebe greifen gestaffelte Übergangsfristen ab Inkrafttreten des Gesetzes: Unternehmen ab 250 Beschäftigten haben mindestens ein Jahr Zeit, Betriebe zwischen 50 und 250 Beschäftigten zwei Jahre, und Betriebe mit mehr als zehn, aber weniger als 50 Beschäftigten sogar fünf Jahre. Wichtig: Diese Fristen betreffen nur die Form, nicht den Zeitpunkt. Taggenau erfasst werden muss also von Anfang an.

Zusätzlich können Tarifparteien Ausnahmen vereinbaren – etwa eine handschriftliche Erfassung, eine Erfassung innerhalb von bis zu sieben Tagen statt taggenau, oder Sonderregeln für Tätigkeiten, deren Arbeitszeit sich nicht sinnvoll messen lässt. Wer tarifgebunden arbeitet, sollte vor jeder Softwareanschaffung prüfen, was der eigene Tarifvertrag hergibt.

Warum das auf der Baustelle komplizierter ist als im Büro

Im Büro ist Zeiterfassung trivial: Rechner an, Rechner aus. Auf Montage sieht die Realität anders aus. Ein Monteur startet um 5:30 Uhr an der Unterkunft, fährt 40 Minuten zur Baustelle, arbeitet dort in zwei Schichten mit Materialwartezeit dazwischen, fährt abends zu einem zweiten Objekt und kehrt gegen 19 Uhr in die Unterkunft zurück. Welche dieser Zeiten sind Arbeitszeit?

Die Faustregel: Fahrten zwischen Unterkunft und erster Arbeitsstelle sind in der Regel Wegezeit, Fahrten zwischen zwei Einsatzorten während des Arbeitstages dagegen Arbeitszeit. Ordnet der Betrieb an, dass der Monteur Kollegen abholt oder Material transportiert, wird auch die Anfahrt vergütungspflichtige Arbeitszeit. Genau diese Abgrenzung wird künftig taggenau dokumentiert – und damit prüfbar. Betriebe, die das bisher pauschal geregelt haben, sollten ihre Praxis jetzt sauber schriftlich fixieren, bevor die Erfassung sie automatisch sichtbar macht.

Erschwerend kommt hinzu, dass auf vielen Baustellen kein stabiles Mobilfunknetz verfügbar ist. Jede App, die Sie einführen, muss offline erfassen und später synchronisieren können. Systeme, die zwingend eine Verbindung brauchen, scheitern in der Praxis regelmäßig – und produzieren am Ende genau die Lücken, die das Gesetz verhindern soll.

Handlungsempfehlung: Diese fünf Schritte lohnen sich jetzt

Erstens: Zählen Sie Ihre Beschäftigten und ordnen Sie sich der richtigen Übergangsstufe zu. Aushilfen und Teilzeitkräfte zählen mit – die Zehn-Personen-Grenze ist schneller überschritten, als viele Inhaber annehmen. Zweitens: Prüfen Sie Ihren Tarifvertrag auf mögliche Abweichungen, bevor Sie Geld für Software ausgeben.

Drittens: Testen Sie eine Lösung mit einer einzigen Kolonne, nicht mit dem ganzen Betrieb. Die typischen Reibungspunkte – kein Netz, vergessene Ausstempelungen, Missverständnisse bei Fahrzeiten – zeigen sich in den ersten drei Wochen. Viertens: Schreiben Sie eine kurze, verständliche Regelung, welche Zeiten als Arbeitszeit gelten und wann gestempelt wird. Ein DIN-A4-Blatt im Fahrzeug wirkt in der Praxis besser als jedes Handbuch.

Fünftens: Nutzen Sie die Daten. Wer taggenau erfasst, sieht erstmals belastbar, wie viel Zeit tatsächlich in Anfahrt, Materialbeschaffung und Wartezeit fließt. Das ist keine reine Bürokratielast, sondern eine Kalkulationsgrundlage – gerade bei Auswärtsmontagen, wo Fehleinschätzungen von zwei Stunden pro Mann und Tag die Marge eines ganzen Auftrags aufzehren können.

Was die Zeiterfassung für Auswärtsmontagen bedeutet

Wenn Fahr- und Wartezeiten künftig sichtbar dokumentiert sind, verschiebt sich die Wirtschaftlichkeitsrechnung bei überregionalen Aufträgen deutlich. Ein Team, das täglich 90 Minuten zur Baustelle pendelt, verliert pro Woche und Mann rund siebeneinhalb Stunden. Bei vier Monteuren sind das 30 Stunden – fast eine komplette zusätzliche Arbeitswoche, die keinen Umsatz erzeugt.

Genau hier wird eine baustellennahe Unterkunft zum harten Kostenfaktor statt zur Komfortfrage. Wer die Pendelzeit von 90 auf 20 Minuten drückt, gewinnt pro Mann und Woche fast sechs produktive Stunden zurück. Bei Übernachtungspreisen im Bereich von etwa 18 bis 30 Euro pro Person und Nacht rechnet sich die Unterkunft dadurch in vielen Fällen schon nach wenigen Tagen – und mit der neuen Erfassungspflicht wird diese Rechnung erstmals sauber belegbar.

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Über die Unterkünfte hinaus bietet CANOVA auch Handwerksvermittlung an. Wenn Sie kurzfristig ein Gewerk besetzen, eine Kolonne aufstocken oder einen zuverlässigen Nachunternehmer für ein Projekt in unseren Regionen brauchen, greifen wir auf ein gewachsenes Netzwerk geprüfter Betriebe zurück. Für Bauträger und Generalunternehmer heißt das: Unterkunft und Personal lassen sich über einen Ansprechpartner koordinieren, statt zwei parallele Suchprozesse zu führen.

Fazit

Die elektronische Zeiterfassung kommt – aber nicht überstürzt und nicht für jeden. Betriebe bis zehn Mitarbeiter bleiben bei der Papierform, alle anderen haben je nach Größe zwischen einem und fünf Jahren Zeit für die Umstellung. Taggenau erfassen müssen allerdings alle, und zwar von Anfang an. Wer jetzt eine praxistaugliche Lösung testet, seine Regeln zu Fahr- und Arbeitszeit schriftlich fixiert und dabei ehrlich auf die Pendelzeiten schaut, macht aus einer Pflicht einen Kalkulationsvorteil.

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